El registro de compras reúne documentos recuperados de SEFAZ y archivos enviados por el taller. El objetivo es reducir la reintroducción de datos y mantener el documento vinculado al registro, verificando los artículos y evitando volver a importar la misma factura.
De la factura de compra al inventario
- Configure el CNPJ y el certificado A1 para buscar los documentos disponibles en la Distribución DF-e.
- Abra el XML completo disponible y compruebe el proveedor, el destinatario y los artículos. Un resumen de la factura no basta para registrar existencias.
- Clasifique piezas e insumos, compruebe las unidades, los costos y las correspondencias con los registros.
- Confirme la importación para registrar la entrada. Las compras ya importadas conservan el vínculo para evitar duplicados.
¿Qué se puede incorporar automáticamente?
La opción de importar automáticamente artículos conocidos viene desactivada. Cuando está activada, puede registrar facturas completas que cumplan los requisitos y tengan correspondencia segura entre sus artículos y los registros existentes. Si una línea no cumple los criterios, la factura queda pendiente de revisión.
La automatización no crea registros de artículos desconocidos, no determina si un artículo es una pieza o un insumo y no modifica el precio de venta. Esto permite automatizar reposiciones de artículos conocidos sin convertir automáticamente cada documento recibido en existencias.
Más opciones para registrar y reponer
- Envíe manualmente el XML de compra si ya tiene el archivo.
- Use un PDF o una foto legible para el reconocimiento asistido y revise el resultado.
- Importe registros mediante una hoja de cálculo y organice piezas, servicios, insumos y kits.
- Haga seguimiento de los movimientos y del nivel mínimo de inventario para planificar la reposición.
Cotizaciones para elegir al proveedor
Registra la pieza, la cantidad y las ofertas de los proveedores. Compara los precios en la misma moneda y verifica las condiciones antes de elegir. Al convertir la cotización en una entrada de inventario, selecciona el proveedor y confirma la recepción.
Una cotización no es un saldo disponible. La conversión requiere permisos para cotizar y crear entradas de inventario; una cotización ya convertida no debe registrarse de nuevo.
Disponibilidad y límites de SEFAZ
La búsqueda de DF-e y la importación automática están disponibles en los planes Profesional, Ultra y Rede. La recuperación depende del certificado A1, del destinatario, de la disponibilidad del XML y de las reglas y pausas del servicio oficial. No es una búsqueda libre e ilimitada de cualquier factura. Abrir o importar un documento no registra automáticamente la manifestación fiscal de conocimiento de la operación.
Preguntas frecuentes
¿El sistema registra automáticamente cualquier pieza mediante SEFAZ?
No. Los artículos nuevos pasan por una verificación asistida. La opción automática se limita a facturas elegibles de artículos conocidos y no modifica el precio de venta.
¿Necesito el certificado A1 para cada entrada de inventario?
La búsqueda de documentos nuevos en SEFAZ requiere un certificado A1 válido. Otras opciones, como un XML que ya tenga, una hoja de cálculo, un PDF o una foto, tienen sus propios requisitos de verificación.
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