La registrazione degli acquisti raccoglie i documenti recuperati da SEFAZ e i file inviati dall’officina. L’obiettivo è ridurre la reinserzione dei dati e mantenere il documento collegato alla registrazione, verificando gli articoli ed evitando di importare di nuovo la stessa fattura.

Dalla fattura di acquisto alle scorte

  1. Configura il CNPJ e il certificato A1 per cercare i documenti disponibili nella Distribuzione DF-e.
  2. Apri l’XML completo disponibile e verifica fornitore, destinatario e articoli. Un riepilogo della fattura non basta per registrare gli articoli in magazzino.
  3. Classifica ricambi e materiali di consumo, verifica unità, costi e corrispondenze con le anagrafiche.
  4. Conferma l'importazione per registrare il carico in magazzino. Gli acquisti già importati mantengono il collegamento per evitare duplicati.

Che cosa può essere importato automaticamente?

L’opzione per importare automaticamente gli articoli conosciuti è disattivata per impostazione predefinita. Se attivata, può registrare intere note idonee, con una corrispondenza sicura tra gli articoli e i dati già presenti. Se una riga non soddisfa i criteri, la fattura resta da verificare.

L'automazione non crea schede sconosciute, non deduce se un articolo sia un ricambio o un materiale di consumo e non modifica il prezzo di vendita. Questo consente di automatizzare i riordini noti senza trasformare automaticamente ogni documento ricevuto in giacenza.

Altri modi per registrare e reintegrare le scorte

  • Invia manualmente l'XML di acquisto se hai già il file.
  • Usa un PDF o una foto leggibile per il riconoscimento assistito e verifica il risultato.
  • Importa le anagrafiche da un foglio di calcolo e organizza ricambi, servizi, materiali di consumo e kit.
  • Monitora i movimenti e le scorte minime per pianificare il riordino.

Preventivi per scegliere il fornitore

Registra il ricambio, la quantità e le offerte dei fornitori. Confronta i prezzi nella stessa valuta e controlla le condizioni prima di scegliere. Per convertire il preventivo in carico di magazzino, seleziona il fornitore e conferma l’entrata.

Un preventivo non è un saldo disponibile. La conversione richiede i permessi per il preventivo e la creazione del carico di magazzino; un preventivo già convertito non va registrato una seconda volta.

Disponibilità e limiti di SEFAZ

La ricerca DF-e e l’importazione automatica sono disponibili nei piani Professionale, Ultra e Rete. Il recupero dipende dall’A1, dal destinatario, dalla disponibilità dell’XML e dalle regole e sospensioni del servizio ufficiale. Non è una ricerca libera e illimitata di qualsiasi fattura. Aprire o importare un documento non registra automaticamente una manifestazione fiscale di presa visione dell'operazione.

Domande frequenti

Il sistema registra automaticamente qualsiasi ricambio tramite SEFAZ?

No. I nuovi articoli vengono sottoposti a verifica assistita. L'opzione automatica è limitata alle note idonee per articoli già noti e non modifica il prezzo di vendita.

Mi serve l’A1 per ogni carico di magazzino?

La ricerca di nuovi documenti su SEFAZ richiede un certificato A1 valido. Altre modalità, come un XML già disponibile, un foglio di calcolo, un PDF o una foto, hanno requisiti di verifica specifici.

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